Empezar
Primeros pasos
Pon en marcha tu cuenta y a tu equipo fichando.
Crear la cuenta y configurar tu empresa
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1
Crear la cuenta
Se solicita desde gtg-rrhh.com. Al darse de alta la empresa, el administrador recibe por email su acceso.
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2
Ajustar la empresa
Ajustes → General: nombre y zona horaria. En Ajustes → Festivos de empresa eliges la comunidad autónoma para cargar los festivos y añades los locales.
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3
Dar de alta a tus empleados
Uno a uno desde Empleados → Nuevo, o por lotes con un CSV — ver Importar empleados.
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4
Invitar a cada empleado
Desde la ficha del empleado envías la invitación a su email. Es lo que le crea el acceso a la aplicación: sin invitación, el empleado existe en la plantilla pero no puede entrar a fichar.
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5
Configurar horarios
En Horarios defines los turnos y, si quieres, el modo de cierre automático de cada uno. Si tu plantilla es flexible, puedes dejarlo sin horario.
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6
Que el equipo empiece a fichar
Cada empleado entra desde móvil, tablet o PC y ficha entrada, pausas y salida. Ver Cómo se ficha.
Periodo de prueba (14 días)
Al crear la cuenta dispones de 14 días de prueba, sin introducir datos de pago.
Qué puedes hacer
- Dar de alta a toda tu plantilla, sin límite.
- Configurar horarios, vacaciones y festivos.
- Que tu equipo fiche desde el primer minuto.
- Generar informes de jornada y subir nóminas.
Qué pasa al terminar
- Si contratas, todo lo registrado se conserva tal cual.
- Si no contratas, el acceso a la aplicación se bloquea.
- No se cobra nada durante el periodo de prueba.
Los datos no se borran el mismo día en que termina la prueba: si quieres recuperarlos o reactivar la cuenta, escríbenos a soporte@gtg-rrhh.com.
Importar tu plantilla desde un CSV
Si tienes más de 10 o 15 empleados, importa por CSV en lugar de crearlos uno a uno.
1 · Prepara el fichero
Un CSV con punto y coma como separador. Columnas obligatorias:
nombre apellidos fecha_contratacion tipo_contrato
Opcionales: horas_semana (40 por defecto), dias_vacaciones (22 por defecto), dni y telefono.
2 · Súbelo
En Empleados → Importar. El sistema procesa fila a fila y te muestra cuántos empleados ha creado y qué filas ha rechazado, indicando el motivo de cada una.
3 · Invita a los empleados aparte
La importación no envía accesos: crea las fichas de la plantilla. Después, desde la ficha de cada empleado, envías la invitación con su email cuando estés listo para que empiecen a fichar.
¿Vienes de otro programa? Mándanos el export a soporte@gtg-rrhh.com y te lo dejamos en el formato correcto.
Fichaje
El día a día
Cómo se ficha, cómo se corrige y qué hace el sistema cuando alguien se olvida.
Cómo se ficha
Cuatro tipos de marcaje, todos con la hora sellada:
Entrada
Inicio de jornada.
Inicio de pausa
Comida o descanso.
Fin de pausa
Vuelta al trabajo.
Salida
Cierre de jornada.
La aplicación solo ofrece el marcaje que toca: quien no ha entrado no puede fichar una pausa, y quien está en pausa solo puede volver o salir. Así no se cruzan los registros.
¿Qué pasa cuando alguien ficha?
- Se registra la hora con precisión de segundo, en la zona horaria de tu empresa.
- Se calcula una huella HMAC-SHA256 encadenada con la del fichaje anterior.
- Se guarda en modo solo-añadir: ningún registro se sobrescribe ni se borra.
- El empleado ve la confirmación al momento y el responsable lo ve en su panel.
El fichaje necesita conexión a internet en ese momento. No se guardan marcajes sin cobertura para enviarlos después: si alguien se queda sin señal, ficha al recuperarla y ajusta la hora con una corrección.
Corregir un fichaje
Un fichaje registrado no se edita ni se elimina. Lo que se hace es solicitar una corrección, que aprueba la otra parte.
1 · Se solicita
Tres tipos de solicitud: añadir un fichaje que falta, modificar la hora de uno existente o anular uno que sobra. El motivo es obligatorio en los tres casos.
2 · La valida la otra parte
Si la pide el empleado, la aprueba un responsable o el administrador. Si la propone el responsable, la valida el empleado afectado. Ambos reciben aviso por email, y hay recordatorio si la solicitud se queda sin resolver.
3 · Queda constancia
Al aprobarse se crea un registro nuevo marcado como corrección, enlazado con el original y con el motivo, quién lo pidió y quién lo aprobó. El fichaje anterior sigue visible en el historial.
Este funcionamiento es deliberado: el art. 34.9 ET exige un registro fiable y no manipulable a posteriori. Un sistema que permitiese editar horas sin dejar rastro no cumpliría ese requisito.
Cierre automático de jornada
¿Y si alguien se olvida de fichar la salida? Puedes dejar que el sistema cierre la jornada por su cuenta. Viene desactivado por defecto: lo activas en Ajustes → Cierre automático de jornada.
Flexible
No cierra por horario. Solo interviene si la jornada lleva demasiadas horas abierta, según el tope que configures.
Por horas
Cierra cuando el empleado cumple las horas pactadas de ese día. Útil cuando el horario es fijo en duración pero no en tramo.
Horario fijo
Cierra a la hora final del horario asignado. Es el más estricto: no avisa antes, cierra en cuanto pasa la hora.
- El modo se elige por horario, en Horarios, con un modo por defecto para toda la empresa en Ajustes.
- En los modos Flexible y Por horas el empleado recibe un aviso antes de que se cierre, por si sigue trabajando.
- El cierre automático no modifica nada: añade un fichaje de salida marcado como automático. Se distingue a simple vista del que ficha una persona.
- Si la hora real fue otra, se ajusta después con una corrección.
Aunque no actives el cierre automático, la aplicación avisa por email de las jornadas que se han quedado abiertas. Lo configuras en Ajustes → Alertas de fichaje olvidado.
Ubicación del fichaje
Pensada para el trabajo fuera del centro —reparto, transporte, servicio a domicilio—, permite saber desde dónde se empieza y desde dónde se termina la jornada. Viene desactivada: si no la activas, la aplicación no pide la ubicación a nadie ni la guarda. La enciendes en Ajustes → Ubicación del fichaje.
- Solo se registra en la entrada y la salida de jornada. En las pausas no se pide ni se guarda.
- El empleado ve un aviso en su pantalla de fichar explicando que su empresa registra el lugar.
- Si deniega el permiso en el navegador, el fichaje se registra igual, sin ubicación. En el registro del día aparece como «Sin ubicación», para que la falta no pase desapercibida.
- El responsable ve el municipio y la provincia —por ejemplo, «San Roque (Cádiz), España»— con un enlace al mapa si quiere el punto exacto.
No hay seguimiento continuo ni geovallado: solo se guarda el lugar del instante del marcaje, nunca el recorrido entre fichajes. Tampoco aparece en el informe de jornada para Inspección de Trabajo, que no lo exige.
Personal
Tu plantilla
Empleados, vacaciones, ausencias, documentación y nóminas.
Empleados y roles
Cada usuario tiene un rol. Cuanto más alto, más datos ve.
Empleado
Ficha entrada, pausas y salida. Ve solo sus propios fichajes, sus vacaciones, sus documentos y sus nóminas. No ve a nadie más.
Responsable
Ve a su equipo. Aprueba vacaciones, valida correcciones de fichaje y consulta los registros de las personas a su cargo.
Administrador
Toda la empresa. Configura horarios, festivos y ajustes, gestiona documentos y nóminas, y genera el informe de jornada completo.
Esta separación de roles responde al principio de minimización del RGPD (art. 5.1.c). Aunque tengas una pyme de cinco personas, no todos deben ver todo. Además, los datos de tu empresa están aislados: desde otra cuenta no se pueden consultar.
Vacaciones
Saldo automático, solicitud por el empleado, aprobación por el responsable.
Configuración
- Días por año: 22 laborables por defecto (el mínimo legal del art. 38 ET son 30 naturales). Se ajusta en la ficha de cada empleado según convenio.
- Modo de cómputo: en Ajustes → Cómputo de vacaciones eliges entre días laborables, días naturales, o naturales sin contar festivos.
- Días laborables de la semana: configurables, por si tu empresa no trabaja de lunes a viernes.
- Festivos: se cargan por comunidad autónoma y añades los locales a mano en Ajustes → Festivos de empresa.
Flujo de solicitud
- El empleado pide vacaciones: rango de fechas y comentario opcional.
- Los responsables reciben aviso por email y la aceptan o rechazan desde su panel.
- El empleado recibe email con la decisión.
- Los días aceptados se reservan en el calendario del equipo y se descuentan del saldo.
El administrador también puede registrar directamente una ausencia ya concedida, sin pasar por la solicitud, y editar una ya aprobada si cambian las fechas.
Ausencias y permisos
Bajas médicas, asuntos propios, permisos retribuidos, formación, paternidad o maternidad…
Los tipos de ausencia los defines tú, cada uno con su color en el calendario y sus reglas:
- Permisos retribuidos (matrimonio, fallecimiento, traslado…): días según convenio.
- Asuntos propios: si tu convenio los reconoce, se contabilizan aparte de las vacaciones.
- Bajas médicas: se adjunta el parte. La información de salud se guarda cifrada y solo es accesible para quien tiene permiso.
- Formación, paternidad, maternidad, lactancia: con su propio cómputo.
Datos de salud: adjunta el parte, pero no escribas el diagnóstico ni códigos médicos en campos de texto libre. Son categoría especial del art. 9 RGPD y no deberías tratarlos sin base legal específica.
Documentos del empleado
Carpeta digital por empleado, con el tipo de documento y quién puede verlo.
Tipos de documento
- Contrato: el contrato y sus anexos.
- Nómina: ver el apartado de Nóminas, que tiene su propio circuito.
- Parte médico: con tratamiento reforzado por ser dato de salud.
- DNI/NIE y Otros: certificados, cursos, cualquier documento del expediente.
Al subir un documento decides si el empleado puede verlo o si queda solo para administración. Los documentos no visibles no aparecen en la cuenta del empleado.
¿Cuánto tiempo se conservan?
La documentación laboral relevante a efectos de inspección debe conservarse al menos 4 años (art. 21 LISOS), con plazos superiores para determinados documentos según la normativa de Seguridad Social. Se conserva durante la vigencia del contrato y los plazos legales aplicables.
Nóminas
Subes las nóminas del mes y cada empleado accede a la suya, dejando constancia de que la ha recibido.
Tres formas de subirlas
Una a una
Subes el PDF de cada empleado desde su ficha. Es lo más simple si tienes pocos trabajadores.
Reparto automático por DNI
Subes un único PDF con todas las nóminas del mes y la aplicación lo trocea y reparte leyendo el DNI de cada página. Funciona si el PDF de tu gestoría lleva texto.
Asistente en dos pasos
Si el PDF viene escaneado como imagen y no se puede leer el DNI, el asistente te muestra las páginas troceadas y asignas cada una a su trabajador. Varias páginas del mismo empleado forman una sola nómina.
Cómo la recibe el empleado
- Recibe un email con un enlace a su nómina (puedes desactivar el aviso al subirla).
- Antes de verla, tiene que pulsar «He recibido mi nómina». Se genera entonces un acuse con la fecha, la IP y el navegador.
- A partir de ahí puede consultarla y descargarla desde su cuenta, en Mis nóminas.
El acuse acredita recepción, no conformidad ni pago. Que un trabajador firme la recepción de su nómina no prueba que se le haya abonado —eso lo prueba la transferencia— ni que esté de acuerdo con su contenido.
En el listado de nóminas ves cuáles se han enviado y cuáles no, y puedes reenviar el aviso a quien no lo haya abierto.
Cumplimiento
Para que no haya sorpresas
RD-ley 8/2019, informes, conservación y RGPD aplicado al empleado.
RD-ley 8/2019 — registro de jornada
Lo que exige la norma y qué aporta GTG RRHH en cada punto.
| Lo que exige el art. 34.9 ET | Qué hace la aplicación |
|---|---|
| Hora de inicio y fin de jornada de cada empleado. | Cada marcaje con la hora al segundo, en la zona horaria de la empresa. |
| Conservación 4 años, disponible para Inspección, representantes legales y el propio trabajador. | Los registros no se borran ni se sobrescriben, y son consultables y exportables a CSV en cualquier momento. |
| Registro fiable, no manipulable a posteriori. | Modo solo-añadir, huella HMAC-SHA256 encadenada y correcciones que dejan constancia de autor y motivo. |
| Negociación o consulta con la representación legal de los trabajadores, si la hay. | Es una obligación de tu empresa. La aplicación no genera esa documentación: prepárala con tu asesoría. |
GTG RRHH es una herramienta privada de gestión: no está homologada ni certificada por ningún organismo público, y usarla no garantiza por sí sola el cumplimiento de tus obligaciones laborales.
Informe de jornada
Si tienes que acreditar las jornadas de un periodo, esto es lo que descargas.
1 · Genera el informe
En Export ITSS eliges el rango de fechas y los empleados (todos o un subgrupo).
2 · Dos ficheros CSV
- Detalle: un marcaje por línea, con empleado, DNI, fecha, hora, tipo y huella de integridad.
- Resumen: horas trabajadas por empleado y día.
Ambos en UTF-8 con separador punto y coma: se abren directamente en Excel.
3 · Presenta la información
La entrega la haces tú, en el formato y por el cauce que corresponda en cada caso. La aplicación te da los datos; la responsabilidad de presentarlos es de la empresa.
Si necesitas ayuda para generar el informe, escríbenos a soporte@gtg-rrhh.com. No prestamos asesoramiento legal ni laboral: para eso, consulta con tu asesoría.
Conservación y plazos legales
Cuánto tiempo se conservan los datos y qué pasa si cancelas.
- Registros de jornada: 4 años (art. 34.9 ET y disposición adicional séptima del RD-ley 8/2019).
- Documentación laboral relevante a efectos de inspección: mínimo 4 años (art. 21 LISOS), con plazos superiores para algunos documentos según normativa de Seguridad Social.
- Datos no sujetos a conservación legal tras la baja: 6 meses en modo solo lectura para exportar o reactivar; pasado ese plazo, supresión.
- Facturas del servicio emitidas por GTG: 6 años (art. 30 Código de Comercio) y 4 años a efectos tributarios (art. 66 LGT).
Detalle completo en la Política de privacidad y en el DPA art. 28 RGPD.
RGPD aplicado al control horario
Tres cosas que te corresponden a ti como empresario.
1 · Informa a tu equipo
Antes del primer fichaje, entrega a cada empleado la información del art. 13 RGPD: quién trata sus datos, con qué finalidad, con qué base legal, durante cuánto tiempo y qué derechos tiene.
2 · Si hay representación legal, consulta
El art. 34.9 ET exige consultar con la representación legal la implantación del registro horario. Documenta esa consulta y consérvala.
3 · Respeta la desconexión digital (art. 88 LOPDGDD)
Fuera del horario laboral tu empresa no puede exigir disponibilidad. Ten en cuenta que la aplicación envía avisos de fichaje olvidado a la hora que tú configures: fíjala dentro de un horario razonable.
Y por nuestra parte
- Servidores en la Unión Europea (IONOS, Alemania).
- Conexión cifrada por HTTPS y cifrado en la base de datos de los datos personales más sensibles: DNI, teléfono, dirección, número de la Seguridad Social, IBAN e información de bajas médicas.
- DPA art. 28 RGPD firmado al alta de la cuenta.
- Subencargados publicados en /encargados, con preaviso de 15 días para nuevas incorporaciones.
- Notificación de brechas al responsable en menos de 48 horas.
Tu cuenta
Plan, dudas y problemas
Cómo funciona la suscripción y qué hacer cuando algo no va.
Plan y facturación
Un único plan, sin tramos: 3 €/empleado/mes (2,70 € en plan anual), IVA no incluido. El importe se calcula sobre los empleados activos.
Dónde se gestiona
La facturación no está dentro de la aplicación: la lleva Gesturas de forma centralizada, junto al resto de servicios que tengas contratados. Las facturas te llegan por email y el cobro se hace con el método de pago que hayas facilitado al contratar.
Cambiar de plan, añadir empleados o cancelar
Escribe a soporte@gtg-rrhh.com indicando qué quieres cambiar. Te confirmamos cuándo tiene efecto y cómo queda la siguiente factura. La cancelación surte efecto al final del periodo pagado, sin reembolso de cuotas ya facturadas, y tus datos quedan 6 meses en solo lectura por si vuelves.
Si ya eres cliente de otro producto GTG
Si tienes contratado GTG ECI o GTG Arreglos, se te aplica un 30% de descuento durante 12 meses al activar GTG RRHH. No hace falta código: lo detectamos por el NIF al dar de alta.
Preguntas frecuentes
¿Puedo modificar un fichaje pasado?
¿Cómo cambio de plan o cancelo?
¿Mis datos están a salvo si cancelo?
¿Necesito instalar algo en los móviles del equipo?
¿Funciona si un empleado no tiene smartphone?
¿Hay app nativa en Google Play o App Store?
¿Hay límite de empleados?
¿Mis empleados ven los fichajes de los demás?
¿Se puede fichar sin conexión a internet?
¿Puedo llevar varias empresas en la misma cuenta?
Solución de problemas
Si algo no va, lo más probable es que sea una de estas cosas. Si no encuentras tu caso, escríbenos.
Un empleado no puede entrar o fichar
- No tiene acceso activo: verifica en Empleados que está activo y que se le ha enviado la invitación. Desde su ficha puedes reenviarla.
- No recibió el email de invitación: que mire en spam. Si no aparece, reenvía la invitación desde la ficha del empleado.
- Sesión caducada: que cierre sesión y vuelva a entrar.
- Sin conexión: el fichaje necesita conexión. Que fiche al recuperar cobertura y pida una corrección de la hora real.
Quedó una jornada abierta sin cierre
- Con cierre automático activado: la jornada se cierra sola según el modo configurado y el registro queda marcado como cierre automático. Revísalo y corrígelo si la hora real fue otra.
- Con cierre automático desactivado: la jornada sigue abierta hasta que se resuelva. Cualquiera de las dos partes solicita la corrección con la hora real y la otra la aprueba.
- Avisos: la aplicación avisa por email de los fichajes olvidados a la hora que hayas configurado en Ajustes → Alertas de fichaje olvidado.
Una vacación aparece descontada raro
- Modo de cómputo: en Ajustes → Cómputo de vacaciones eliges entre días laborables, naturales, o naturales sin festivos. Cambiarlo afecta al cálculo del saldo.
- Festivos: comprueba el calendario en Ajustes → Festivos de empresa y la comunidad autónoma configurada. Si falta un festivo local, añádelo a mano.
- Días por empleado: los días anuales se fijan en la ficha de cada empleado (22 por defecto). Si alguien tiene otro convenio, cámbialo ahí.
El informe de jornada no descarga
- Rango muy amplio: si pides años enteros de toda la plantilla puede tardar. Pruébalo por trimestres o por grupos de empleados.
- Sin permisos: solo los administradores generan el informe completo de la empresa.
- Se abre raro en Excel: el fichero es CSV con separador punto y coma y codificación UTF-8. Ábrelo con Excel directamente, no lo importes como texto plano.
No me deja crear un empleado
- Email duplicado: el email no puede repetirse entre usuarios. Si era de alguien dado de baja, usa otra dirección.
- DNI/NIE inválido: verifica el formato (8 dígitos + letra para DNI, X/Y/Z + 7 dígitos + letra para NIE). Se comprueba la letra de control.
La importación del CSV falla
- Separador incorrecto: el fichero debe usar punto y coma como separador, no coma.
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Faltan columnas: son obligatorias
nombre,apellidos,fecha_contratacionytipo_contrato. - Tipo de contrato no reconocido: usa uno de los valores admitidos por la aplicación; te los muestra la pantalla de importación.
Olvidé mi contraseña
- Recuperar: en la pantalla de acceso pulsa "¿Olvidaste la contraseña?". Recibes un enlace por email. Si no llega, mira en spam.
Algún error técnico raro
- Captura completa: captura la pantalla del error y mándala a soporte@gtg-rrhh.com.
- Datos a indicar: qué intentabas hacer, qué esperabas, qué pasó realmente, hora aproximada y navegador.
- Respuesta: menos de 24h hábiles.
Sin resultados. Prueba con otra palabra o escríbenos a soporte@gtg-rrhh.com.